Die Einrichtung von Musik und Nachrichten für jede Ihrer Nummern ist ein wichtiger Schritt, um Ihren Kunden ein kohärentes und individuelles Erlebnis zu bieten.

Die Konfiguration dieser Funktionen ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden mitzuteilen, wenn Ihre Leitungen geschlossen sind, Ihre Agenten beschäftigt sein könnten oder einfach nur eine angenehme Wartemusik abzuspielen, während Sie darauf warten, verbunden zu werden.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Funktionen vor und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Nachrichten anpassen können.

Als Administrator können Sie diese Optionen ganz einfach direkt im Aircall Dashboard konfigurieren. Sobald Sie sich eingeloggt haben, navigieren Sie zum Abschnitt Nummern und wählen eine Nummer in der Liste aus, die Sie bearbeiten möchten.

⚠️ Bitte beachten Sie: Alle benutzerdefinierten Dateien müssen unter 10 MB groß sein und im mp3-Format vorliegen. Sie müssen jedoch eine Nachricht selbst aufnehmen oder konvertieren und können dazu einen Online-Aufnahmedienst verwenden, wie z. B. Vocaroo oder Online Convert.

Beachten Sie, dass die Apple-Software spezielle Audio-Aufnahmedaten hinzufügt, die nicht mit Aircall kompatibel sind und daher konvertiert werden müssen. Wenn Sie die Nachricht über macOS aufnehmen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie sie durch einen Konverter oder Kompressor schicken, um sicherzustellen, dass die Metadaten kompatibel sind.

Weitere Informationen zu akzeptierten Audiodateien finden Sie unter Anforderungen und Empfehlungen für Audiodateien.

Klassische Nummer

Wenn Sie eine klassische Nummer konfigurieren, können Sie unter der Registerkarte Registerkarte Anrufverteilungdie folgenden Nachrichtenoptionen:

  • Willkommensnachricht

  • Wartemusik

  • Warteschleifenmusik

  • Nachricht bei unbeantworteten Anrufen (einschließlich Voicemail-Option )

  • Nachricht nach Geschäftsschluss (ist aktiv, wenn die Nummer geschlossen ist, einschließlich der Option "Voicemail " )

IVR-Nummer

Wenn Sie eine IVR-Nummer konfigurieren, können Sie unter der Registerkarte Registerkarte Anrufverteilungdie folgenden Nachrichtenoptionen angezeigt:

  • Willkommensnachricht

  • IVR-Nachricht (wird wiedergegeben, wenn keine IVR-Option ausgewählt ist)

  • Nachricht nach Geschäftsschluss (ist aktiv, wenn die Nummer geschlossen ist, einschließlich Voicemail-Option )

Willkommensnachricht

Dies ist die Nachricht, die zu Beginn jedes Anrufs abgespielt wird. Der Anrufer hört diese Nachricht, bevor er die Wartemusik hört. Der Anrufer muss sich die gesamte Begrüßungsnachricht anhören, bevor das Gespräch fortgesetzt werden kann. Am besten ist es, diese Nachricht kurz zu halten. Sie können diese Nachricht aktivieren oder deaktivieren, indem Sie die Nachricht in den Einstellungen ein- oder ausschalten .

So konfigurieren Sie eine Begrüßungsnachricht

  • Wählen Sie das Menü "Mehr", um die Option " Bearbeiten " zu öffnen.

  • Wählen Sie den Typ der abzuspielenden Nachricht - Text in Sprache oder eine benutzerdefinierte Datei.

Text-zu-Sprache-Nachricht

Mit der Option Text-zu-Sprache-Nachricht können Sie eine Nachricht eingeben, die als voraufgezeichneter Text gespeichert wird. Wählen Sie eine Sprache und einen Sprachstil aus, um Ihre Nachricht individuell zu gestalten. Sie können auch eine Vorschau der konfigurierten Nachricht anzeigen, bevor Sie sie bestätigen.

Benutzerdefinierte Nachricht

Mit der Option für benutzerdefinierte Nachrichten können Sie eine benutzerdefinierte .mp3-Datei Ihrer Wahl hochladen.

Sie können Nachrichten auch direkt im Dashboard aufzeichnen, anstatt eine mp3-Datei hochzuladen.

Wenn Sie Ihre Willkommensnachricht fertig konfiguriert haben, wählen Sie Bestätigen, um sie zu speichern.

Sie können auch Nachrichten, die Sie zuvor im Dashboard aufgenommen haben, herunterladen und für andere Leitungen wiederverwenden.

Wartende Musik

Dies ist die Musik, die ein Anrufer nach dem Abspielen der Begrüßungsnachricht hört. Anrufer hören diese Musik, während sie darauf warten, dass ihr Anruf von einem verfügbaren Agenten entgegengenommen wird. Diese Nachricht kann nicht deaktiviert werden, kann aber angepasst werden.

So konfigurieren Sie die Wartemusik

  • Wählen Sie das Menü Mehr, um die Option Bearbeiten zu erweitern.

  • Wählen Sie den Musiktyp für Ihre Wartemusik.

  • Sie können eine Option aus unserer Audiobibliothek auswählen oder eine benutzerdefinierte Datei auswählen.

Wenn Sie Ihre Wartemusik fertig konfiguriert haben, wählen Sie Bestätigen, um sie zu speichern.

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, die Wartemusik zu entfernen, da diese abgespielt wird, wenn ein eingehender Anruf läutet. Sie können diese Option bearbeiten, um einen Standard-Rufton abzuspielen, aber Sie können sie nicht löschen.

Wartemusik

Die Wartemusik unterscheidet sich von der Wartemusik, da sie nur abgespielt wird, wenn Sie einen Kunden in die Warteschleife legen oder ihn an ein anderes Team oder einen Teamkollegen weiterleiten. Wie bei der Wartemusik können Sie aus einer Auswahl in unserer Audiobibliothek oder einer benutzerdefinierten Datei wählen. Diese Option kann nicht deaktiviert werden.

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, die Wartemusik zu löschen, da diese abgespielt wird, wenn ein Anruf weitergeleitet wird oder in die Warteschleife gelegt wurde. Sie können diese Option bearbeiten, um einen Standard-Rufton abzuspielen, aber Sie können sie nicht vollständig entfernen.

Nachricht bei unbeantworteten Anrufen

Der Anrufer hört diese Nachricht, wenn sein Anruf nicht entgegengenommen wird während der Geschäftszeiten.

⚠️ Diese Option kann nicht deaktiviert werden.

So konfigurieren Sie die Meldung Unbeantworteter Anruf

  • Wählen Sie das Menü Mehr, um die Option Bearbeiten zu erweitern.

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option, dass Anrufer nach dem Abspielen der Nachricht eine Voicemail hinterlassen können, indem Sie den Schalter auf EIN oder AUS stellen .

  • Wählen Sie den Typ der Nachricht , die abgespielt werden soll. Folgen Sie den Anweisungen zum Nachrichtentyp für Text-zu-Sprache oder benutzerdefinierte Nachrichten.

Wenn Sie die Konfiguration Ihrer Nachricht für unbeantwortete Anrufe abgeschlossen haben, wählen Sie Bestätigen, um zu speichern.

Nachricht nach Geschäftsschluss

Die Nachricht nach Geschäftsschluss ist die Nachricht, die Ihre Kunden hören, wenn Sie Ihren Anschluss geschlossen haben oder wenn sie außerhalb der festgelegten Geschäftszeiten angerufen haben.

⚠️ Diese Meldung kann nicht deaktiviert werden, ist aber anpassbar.

So konfigurieren Sie die Nachricht nach Geschäftsschluss

  • Wählen Sie das Menü Mehr, um die Option Bearbeiten zu erweitern.

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option, dass Anrufer nach dem Abspielen der Nachricht eine Voicemail hinterlassen können, indem Sie den Schalter auf EIN oder AUS stellen.

  • Wählen Sie die Art der Nachricht , die abgespielt werden soll. Befolgen Sie die Anweisungen zum Nachrichtentyp für Text-zu-Sprache oder benutzerdefinierte Nachrichten.

Wenn Sie Ihre Feierabendnachricht fertig konfiguriert haben, wählen Sie Bestätigen, um sie zu speichern.

IVR-Nachricht

Eine IVR-Nachricht ist eine Nachricht, die Ihren Kunden mitteilt, welche Taste auf der Tastatur sie wählen müssen, um ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Abteilung zu erreichen.

⚠️ IVR-Nachrichten sind nicht optional. Beachten Sie, dass Sie diese Nachricht ändern müssen, wenn Sie die Tastenfeldoptionen in der Anrufverteilung ändern.

So konfigurieren Sie eine IVR-Nachricht

  • Wählen Sie das Menü "Mehr", um die Option " Bearbeiten" zu erweitern.

  • Wählen Sie den Typ der abzuspielenden Nachricht . Folgen Sie den Anweisungen zum Nachrichtentyp für Text-to-Speech oder benutzerdefinierte Nachrichten.

Wenn Sie die Konfiguration Ihrer IVR-Nachricht abgeschlossen haben, wählen Sie Bestätigen, um zu speichern.

Voicemail

In Aircall sind Voicemails an Nummern und nicht an Benutzer gebunden. Die Voicemail-Option ist über die Nachrichten "Nach Geschäftsschluss" und " Unbeantworteter Anruf " verfügbar. Diese Option kann je nach Ihren Wünschen aktiviert oder deaktiviert werden. Sie können dies in den Nachrichteneinstellungen oder direkt im Anrufablauf ein- oder ausschalten.

Wo werden Sprachnachrichten angezeigt?

Sprachnachrichten werden im Posteingang Ihrer Anwendung angezeigt. Nur die Benutzer und Teams, die der Anrufverteilung der Nummer zugewiesen sind, erhalten Voicemail-Benachrichtigungen für diese Nummer. Von dort aus können Sie die Voicemail anhören, den Kunden zurückrufen und die Nachricht archivieren.

💡 Profi-Tipp: Wenn Sie auf Voicemails oder Anrufdaten einer Nummer zugreifen möchten, der Sie nicht zugewiesen sind, sollten Sie sich die Option Nur ausgehende Anrufe Option.

Rückrufwunsch-Bestätigungsnachricht

Wenn Sie unseren Professional-Tarif abonniert haben, haben Sie die Möglichkeit, Rückrufanfragen zu aktivieren. Bitte besuchen Sie diesen Artikel um zu erfahren, wie Sie die Bestätigungsnachricht für Rückrufanfragen konfigurieren können.


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